UBO-register: langverwachte aangepaste FAQ gepubliceerd

In onze voorgaande nieuwsbrieven van d.d. 4 juli 2018, 27 september 2018, 11 januari 2019 en 13 februari 2019 verwezen we uitgebreid naar de komst, werking, uitvoeringsmodaliteiten en onduidelijkheden van het UBO-register.

Zoals aangekondigd heeft de FOD Financiën de langverwachte aangepaste FAQ gepubliceerd die voor bijkomende verduidelijking zorgt voor wat betreft de volgende punten:

  • Wat betreft het identificeren van UBO’s voor vennootschappen:

    • Het toereikend percentage van 25% dient gelezen te worden als “meer dan 25%”. Een natuurlijk persoon kan als UBO worden geïdentificeerd indien hij/zij 25,01% van de stemrechten of van het eigendomsbelang in het kapitaal van de respectievelijke vennootschap aanhoudt.

      De drempel van 25% is echter geen harde ondergrens, het is louter een indicatie. Met andere woorden, het wil niet zeggen dat wanneer een natuurlijk persoon slechts 23,75% of 18% van de stemrechten in een vennootschap bezit, hij automatisch ontsnapt aan de UBO-procedure. Of een persoon al dan niet als UBO aangemerkt wordt case-by-case beoordeeld. Voor uitgebreide voorbeelden verwijzen wij naar de FAQ.

    • Voor vennootschappen dient tevens de cascadetest te worden toegepast. Indien de natuurlijk persoon waarop de test wordt toegepast niet over een rechtstreeks of onrechtstreeks toereikend percentage van de stemrechten of het eigendomsbelang in de vennootschap beschikt (cfr. 1e categorie UBO’s voor vennootschappen), dan dient de informatieplichtige te analyseren of deze persoon zeggenschap heeft over deze vennootschap via andere middelen (cfr. 2e categorie van UBO’s voor vennootschappen). Het feit dat een UBO wordt geïdentificeerd als behoren tot de 1e of 2e categorie heeft geen enkele invloed op de toepassing van de cascadetest op elke andere persoon die mogelijks tot één van deze categorieën behoort. De informatieplichtige zal enkel de derde categorie kunnen kiezen als geen enkele UBO die tot één van de eerste twee categorieën behoort, kan worden geïdentificeerd.

    • Voorts wordt ook het begrip ‘leidinggevend personeel’ omschreven als personen werkzaam in een vennootschap die in de praktijk de meest beslissende invloed uitoefenen op het beheer van de vennootschap. Het kan o.a. gaan om de CEO, de voorzitter van het directiecomité of bij afwezigheid daarvan de bestuurder, de zaakvoerder, de afgevaardigde van het dagelijks bestuur, een lid van de directieraad… Deze opsomming is niet-exhaustief.

  • Wat betreft de UBO’s voor vzw’s, stichtingen, trusts, fiducieën of een gelijkaardige juridische constructie:

    • Aangezien in het Belgisch recht de trust geen juridisch gekende entiteit is, kan het luik ‘trusts’ alleen buitenlandse trusts bevatten.

      Het luik ‘fiducieën’ wordt tot op heden nog niet nader ingevuld en is als dusdanig dan ook uitsluitend van toepassing op buitenlandse fiducieën.

    • Een entiteit van deze tweede categorie kan optreden als intermediaire entiteit en meer dan 25% van een vennootschap bezitten of er zeggenschap over uitoefenen. In dat geval zullen alle personen die werden geïdentificeerd als UBO van de intermediaire entiteit, worden aangemerkt als UBO van de vennootschap.

  • Zoals omschreven in onze nieuwsbrief d.d. 11 januari 2019 zullen de blote eigenaar en de vruchtgebruiker verplicht geregistreerd moeten worden als UBO indien het toereikend percentage van 25% overschreven is. De FAQ vult aan dat zowel de vruchtgebruiker als de blote eigenaar geregistreerd worden als UBO categorie 1 (cfr. vennootschappen – bezit van toereikend percentage van de stemrechten). In het veld “Opmerkingen” dient alsnog verduidelijkt te worden dat het gaat om de vruchtgebruiker of blote eigenaar van effecten.

    In geval van een onverdeeldheid die aanleiding geeft tot een gezamenlijke controle van meer dan 25%, worden alle personen (vruchtgebruiker als blote eigenaar samen) in de onverdeeldheid als UBO geregistreerd. Eveneens dient in het veld “Opmerkingen” vermeld te worden dan het in casu om een onverdeeldheid gaat.

  • · Voorts bespreekt de FAQ voor het eerst de procedure voor mandaten:

    • Een wettelijke vertegenwoordiger kan via twee wegen aan een derde persoon een mandaat geven om in zijn plaats het UBO-register in- en aan te vullen: 1) Intern mandaat (‘Role Management Administration’ systeem: de wettelijke vertegenwoordiger van een informatieplichtige verleent de rol aan één van de werknemers van de betrokken informatieplichtige, 2) extern mandaat: de wettelijke vertegenwoordiger verleent aan een externe derde (o.a. boekhouder, adviseur…) om de informatie in zijn naam in te vullen.

      Om het beheer van mandaten te vergemakkelijken, kunnen deze verleend worden zonder fysieke verplaatsing van de cliënt noch zijn mandataris.

    • Een buitenlandse wettelijke vertegenwoordiger daarentegen dient een aanvraag in voor het verkrijgen van een elektronische vreemdelingenkaart met een geactiveerd authentificatiecertificaat of een vreemdelingentoken bij één van de bevoegde bureaus in deze materie.

  • Ten slotte worden enkel belangrijke elementen verduidelijkt:

    • De informatie over de UBO’s die is opgenomen in het UBO-register moet toereikend, accuraat en actueel zijn. Elke wijziging van informatie, die al opgenomen is in het register, moet binnen de maand worden meegedeeld. Deze termijn van één maand is overigens ook van toepassing op nieuw opgerichte entiteiten.

      De UBO’s bevestigen jaarlijks vanaf de laatste registratie of de informatie nog correct is en werken bij indien dit nodig is.

    • o Het UBO-register kan worden geraadpleegd door elke burger in het geval de UBO een vennootschap is. Deze toegang is echter beperkt tot bepaalde informatie en is betalend.

    • Elk persoon die een legitiem belang aantoont in het geval de UBO een VZW, stichting, trust, fiducie of gelijkaardige juridische constructie is. Deze toegang is eveneens beperkt en tegen betaling.

      In het geval van een vennootschap waarbij de tussenliggende entiteit een VZW, stichting, trust, fiducie of gelijkaardige juridische constructie is, zal de UBO van deze laatste entiteit slechts zichtbaar zijn voor personen die een legitiem belang aantonen.

    • Een UBO heeft tevens de mogelijkheid om kennis te nemen van alle overheden, instellingen en personen die gedurende de laatste zes maanden zijn/haar gegevens heeft geraadpleegd en bijgewerkt, met uitzondering van de gegevens van de bestuurlijke en gerechtelijke overheden belast met opsporing en bestraffing van misdrijven. De UBO richt haar vraag om kennis te nemen aan de Administrateur-Generaal van de Algemene Administratie van Thesaurie.

      De raadpleging van de gegevens in het register word geregistreerd en bewaard voor een periode van 10 jaar.

    • De Algemene Administratie van Thesaurie kan tevens op verzoek van een UBO of zijn lasthebber, de informatie die hem/haar betreft, volledig of gedeeltelijk verbergen.

      Merk wel op dat de mogelijkheid een afwijking aan te vragen om informatie te laten verschijnen in het UBO-register heeft enkel betrekking op de zichtbaarheid van de geregistreerde informatie en in geen geval op de verplichting deze informatie te laten registreren.

      De aanvraag dient verplicht vergezeld te zijn van een document of een stuk dat aantoont dat toegang tot deze informatie bv. een onevenredig risico zou teweeg brengen, een risico op fraude, ontvoering, pesterijen… Indien een UBO minderjarig of handelingsonbekwaam is, kan deze afwijking automatisch worden toegestaan bij de registratie van de gegevens.

Conclusie

Voor maatschappen en stichtingen is echter geen reden tot ongerustheid aangezien zij nog steeds valabele instrumenten zijn voor een doorgedreven vermogensplanning. Het dient bovendien benadrukt te worden dat louter het bestaan van een maatschap of stichting kenbaar wordt gemaakt, niet de inhoud of het vermogen ervan.

De mogelijkheden om discretie te behouden zijn o.a.: onder de drempel blijven van 25 % (niet sluitend), een minderjarige UBO, het verplicht moeten aantonen van legitiem belang…

Verdere wijzigingen en ontwikkelingen binnen het UBO gebeuren wordt door ons team uiteraard op de voet gevolgd. Voor eventuele vragen mag u gerust contact opnemen met Julie Raymaekers, Peter Meeuwssen, Robby Ackermans, Dirk De Groot en Alain Claes.